¿Qué es el GTD y cómo puede mejorar la productividad?

Las pequeñas tareas diarias, así como los grandes desafíos o proyectos que hay que enfrentar en el ambiente laboral, a menudo abruman a gran parte de la población. Son muchas las personas que no saben cómo gestionar su tiempo y que acaban dejando de lado tareas importantes por falta de anticipación.

Es por eso por lo que las metodologías de organización pueden suponer un antes y después en la forma de encarar cualquier problema o dificultad. En este contexto, el GTD (Getting Things Done), creado por uno de los mayores gurús de la productividad, David Allen, permite organizar mejor el tiempo para hacer más cosas y disfrutar de una mayor cantidad de tiempo libre.

¿En qué se basa el GTD?

La principal premisa de este sistema de organización es que la mente no puede trabajar bajo la presión de las miles de cosas que una persona debe hacer. Es por eso por lo que el primer paso es organizar estas tareas en diferentes 'cajas'. Para ello se puede utilizar papel y lápiz, o bien cualquier aplicación de productividad como Trello, Todoist o Things.

La organización de estas tareas tiene cinco fases: recopilación, procesamiento, organización, revisión y, por supuesto, la propia realización de la tarea. Pero eso es sólo la última parte, ya que con los pasos previos se busca dividir las tareas y asignarlas en sus respectivas cajas para que sea más sencillo dejar de procrastinar.

Las ‘cajas’

En la mayoría de los casos, el sistema se organiza con cuatro cajas donde almacenar todas las tareas que requieren realizarse. La primera Acciones próximas, contiene todas las tareas que deben hacerse de manera próxima. La segunda, Proyectos, estará llena de las tareas que hay que realizar, pero que tienen muchas partes. Pueden ser tareas no terminadas o bien acciones recurrentes (como las propias de la acción laboral).

La tercera caja, En espera, contiene acciones delegadas porque requieren de la colaboración externa (por ejemplo, una reunión de trabajo). Por último, está la caja Algún día, donde se especifican acciones que pueden tener lugar en el futuro, pero que actualmente no es posible realizar (coger vacaciones).

¿Cómo funciona el GTD?

La manera más útil de usar esta metodología es apuntar todas las tareas que haya que realizar: la compra semanal, la limpieza del hogar, proyectos laborales de todo tipo, ideas para las vacaciones e incluso tareas más sencillas como hacer una llamada telefónica o enviar un correo electrónico.

Libreta de organización / UNSPLASH

Libreta de organización / UNSPLASH

Al hacerlo, habrá que seguir un proceso. Si la acción puede realizarse en menos de dos minutos, debe hacerse rápidamente. Si no, deberá ser categorizada dentro de las distintas cajas para ver cómo se puede realizar con la ayuda de otros. En caso de que la tarea no se pueda realizar, bastará con enviarla a la caja Algún día para que deje de ocupar espacio en la mente.

Evitar la procrastinación

Muchos de los problemas relacionados con la procrastinación provienen de la mala organización o del agobio que provoca en algunas personas enfrentarse a una tarea compleja que requiere la participación de muchos actores. Las metodologías de organización como el GTD nacen con la finalidad de hacer más fácil ese proceso de organización de tareas. De este modo, cualquier persona puede dejar de pensar en la cantidad de cosas que debe hacer y ponerse definitivamente a llevarlas a cabo.