Los congresos virtuales y online como solución al confinamiento

Desde la cancelación del Mobile World Congress de Barcelona el pasado febrero, varios eventos han ido cayendo, como moscas, ante el avance de la pandemia del coronavirus. La crisis sanitaria ha obligado a muchas compañías a reinventarse y a buscar otras vías para seguir con sus planes iniciales. Así, en algunos casos, la posibilidad de realizar un congreso virtual u online se ha vuelto en una solución que a priori no se vislumbraba, pero que reúne las condiciones ideales en tiempos de confinamiento.

La compañía española Walcon Virtual Events se dedica justamente a eso. Y, afortunadamente, dada la situación actual, el trabajo estos días se ha multiplicado. “Desde hace tres semanas comenzaron a llegar muchas solicitudes. Se habrán multiplicado por cinco”, reconoce Matilde Albert, directora general de esta firma.

Render de un programa de conferencias en paneles / AXON

¿Qué es un congreso virtual?

Pero ¿en qué consiste un congreso o evento virtual? En el caso de Walcon Virtual Events, la compañía trabaja con varias plataformas con el fin de crear un ambiente lo más parecido al mundo físico. “Con tu avatar puedes entrar a un auditorio o pasearte por una feria e interactuar con el ponente y con otros asistentes”, detalla Albert.

Lo que buscan las empresas que optan por este servicio, en palabras de Albert, es una mayor interacción. Y las peticiones que llegan estos días vienen de sectores muy distintos como el médico, el agrícola o el e-commerce.

Ahorro de costes

De la misma manera, Chiara Baldoví que se dedica a la organización de congresos virtuales asegura que ha habido un importante repunte producido por el Covid-19 y las medidas que se han tomado para frenar la pandemia. En su caso, Baldoví está más enfocada en los congresos online que permiten, además, un importante ahorro de costes. “Un congreso online te puede salir prácticamente gratis y encaja en todos los sectores”, señala.

Baldoví confiesa que estos días casi no vive por el aluvión de demandas que le llegan por su empresa Ventas con tu Congreso Virtual. “Yo ya trabajaba con empresas de Latinoamérica y España, pero en este segundo caso el número ha aumentado mucho en estos días”, matiza. Esta experta detalla que a las empresas interesadas en seguir adelante con sus presentaciones, lanzamientos y demás, se suman, también, los organizadores de eventos que buscan alternativas para sus clientes.

Una opción para el presente y el futuro

La opción online permite no sólo un ahorro, sino también llegar a una audiencia mayor. Por ello, Baldoví cree que una vez pase esta crisis sanitaria la popularidad y la demanda de este tipo de congresos seguirá al alza, ya que quienes no conocían esta opción ya la vislumbran también para un futuro.

“Si hay una solución, por qué no la vas a hacer. Los límites nos los ponemos nosotros. Hoy en día existen muchas herramientas online gratuitas que permiten invitar a los asistentes, entrevistar a expertos por videollamada y emitir esos contenidos a miles de personas al mismo tiempo”, subraya.

Un evento más global

Un ejemplo de congreso virtual

En el caso de Albert, sin embargo, el presupuesto depende del tipo de evento, ya que también se pueden hacer ferias y no sólo ponencias o congresos, así como del aforo. “La horquilla de precio puede oscilar entre los 1.000 euros y los 50.000 euros, según lo que busque el cliente”, señala.

Pero lo que se consigue a cambio, según Albert, es “una interacción casi real y la reducción de emisiones de CO2 al no tener que traer a toda la gente a un espacio físico, permitiendo llegar más lejos y globalizar un evento físico”.