Así son los nuevos congresos virtuales que han venido para quedarse

Una agenda a tope con diferentes temas de actualidad y ponentes, varios estands de marcas, sesiones más entretenidas para el pre o after work, áreas para relacionarse con otros asistentes, etcétera. Los congresos físicos suelen compartir muchos de estos elementos. Pero también los virtuales.

En una época extraña como la actual de distanciamiento y con la imposibilidad de concentrar a multitud de personas en un mismo espacio, por muy grande que sea, las empresas tienen que adaptarse como sea a los nuevos requisitos. Organizar un congreso es una tarea que comporta grandes dosis de esfuerzo, horas y dedicación. ¡Y dinero, mucho dinero! Sin embargo, el coronavirus ha acabado con ellos de un plumazo. Bueno, ha acabado con un formato específico, ya que el mundo virtual también permite hacer eventos.

Por ello, cada vez más empresas se suben a la nueva moda de los congresos virtuales. Por un lado, permiten llegar a más gente, porque no existe una limitación física y, por otro, constituyen una ventana al mundo para anunciar los planes de la compañía, fortalecer las relaciones empresariales ya existentes y crear otras nuevas con presupuestos mucho más bajos.

Cómo funcionan un congreso virtual

No es necesario gastar dinero en ningún servicio de catering, ni de limpieza, tampoco hay que montar ni desmontar ninguna infraestructura, ni contratar a personal extra. Puede resultar al principio un poco raro, la verdad, pero para algunas empresas que no pueden permitirse grandes ferias y congresos también es una nueva puerta que se abre.

De hecho, esta misma semana, Appian, un gigante tecnológico estadounidense, ha celebrado un congreso virtual de dos días, en el que los asistentes, una vez que se habían registrado para participar en el mismo, iban recibiendo notificaciones de las nuevas sesiones y la agenda del día. Con un perfil ya creado, en el que se especifica la profesión y la empresa empleadora, los usuarios pueden ir navegando por los distintos espacios y áreas del congreso.

Lo primero que se ve es un lobby o vestíbulo, que simula uno real, con grandes paneles, referencias a diferentes espacios que se pueden visitar y un directorio principal. Asimismo, en la parte superior, como en cualquier web, hay diferentes opciones para conocer todo lo que se puede hacer y descubrir en el congreso.

Ponencias en directo y grabadas

Las conferencias se pueden seguir en directo, pero si no es posible, por el horario de las mismas, también pueden verse a posteriori, ya que todas se quedan grabadas y registradas. Se puede incluso ir a un gimnasio virtual y seguir desde casa una clase dirigida para despegarse un poco de la silla de la oficina.

Las ponencias pueden tener un único protagonista, por ejemplo el CEO de la empresa organizadora, pero también pueden participar en una misma sesión distintos invitados. De hecho, las conferencias son lo más normal de este formato, ya que cada vez estamos más acostumbrados a las mismas por el impulso del teletrabajo.

Sesiones más entretenidas

Asimismo, el asistente puede visitar algunos stands o áreas de empresas determinadas --sponsors o partners-- con opciones para chatear con otros usuarios y directivos inscritos en el congreso. En el caso concreto del congreso de Appian, incluso se creó una estancia o sala para conversaciones más distendidas.

Pero ¿cómo se habla en remoto con alguien que no se conoce? Pues como se hace en muchas apps hoy en día, si ves el perfil de alguien que te resulta interesante, seleccionas el mismo y arrancas un chat privado. Al igual que el resto de asistentes puede ver tu perfil, tú también puedes ver a qué se dedican otros y para qué empresas trabajan.

Diferencias con un evento tradicional

Sin embargo, un congreso virtual, por contra, no tiene la misma esencia que uno físico. No puedes disfrutar de la comida, ni de las fiestas o cócteles que se suelen celebran y, sobre todo, no puedes saludar a amigos o compañeros de profesión que hace tiempo que no ves, ni abrazarles o tener un acercamiento mucho más próximo con los asistentes.

No obstante, las grandes ferias no están al alcance de todos y es una pena que por presupuesto o por situación geográfica alguien se pierda la keynote de una persona que admira o una charla que podría ayudarle en su trabajo o vida personal. De la misma manera, tampoco debería de limitarse la organización de estos encuentros a grandes multinacionales y organismos. Las medianas empresas también quieren liderar estas citas empresariales y en muchos casos la única forma de hacerlo es de manera virtual.

Por eso, una vez la gente se acostumbre a este tipo de congresos, ahora impulsados por un virus, es muy probable que tanto asistentes como empresas opten cada vez más por ellos.