¿Cómo funciona una firma electrónica y en que puede ser útil?

Una firma electrónica es un tipo de autenticación digital que permite firmar documentos electrónicos. Es similar a la firma física que se puede usar al firmar un cheque u otro documento importante, excepto que se hace con dispositivos digitales en lugar de lápiz y papel.

La firma electrónica se ha normalizado como un recurso habitual, cómodo, sostenible y legalmente válido, pero, ¿sabes cuáles son sus usos, los distintos tipos que existen o las diferencias entre firma electrónica y digital? Aquí te lo contamos.

¿Qué es la firma electrónica y en qué se diferencia de la firma digital?

Las firmas electrónicas son una forma de autenticación electrónica que se pueden utilizar para rubricar documentos y contratos a distancia (o no) y en dispositivos digitales.

Está regulada por el Reglamento (UE) 910/2014, más conocido como eIDAS, que la define como “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”. Y recoge tres niveles:

• Simple: la más sencilla de implementar (por ejemplo, un clic en una página), pero no identifica al firmante de manera inequívoca.
• Avanzada: está vinculada al firmante y, por tanto, permite su identificación. Protege el documento y su contenido de modificaciones posteriores.
• Cualificada: ofrece las mayores garantías jurídicas y llega incluso a invertir la carga de la prueba. Para realizarla hacen falta un certificado cualificado y un dispositivo cualificado de creación de firma, además de los sistemas que las procesen. Su integración es más compleja.

Desde un punto de vista legal, la firma electrónica equivale a una firma manuscrita por su capacidad para evidenciar la voluntad del cliente, aunque cada uno de los tipos previstos por el eIDAS ofrece un nivel diferente de fehaciencia y seguridad.

En los últimos años, el uso de la firma electrónica se ha normalizado por el avance del comercio electrónico y la contratación telemática de productos y servicios. Y en ocasiones este concepto se ha intercambiado por el de firma digital cuando, aunque guardan relación, no significan lo mismo.

La firma digital es un tratamiento criptográfico, de cifrado y descifrado, que solo es inteligible para el receptor autorizado. Este mecanismo forma parte de la firma electrónica, sí, pero solo de la avanzada y la cualificada (el primer nivel, la firma electrónica simple, no hace uso de él). La firma digital asegura la integridad de los datos intercambiados o firmados y la identidad del emisor (lo autentica), pero no tiene naturaleza jurídica: encripta el documento pero no refleja la intencionalidad del firmante.

También asegura la integridad de los datos y la identidad del emisor, pero por sí misma, aunque es legal no tiene naturaleza jurídica: únicamente encripta datos y no refleja la intencionalidad del firmante.

En España varias empresas ofrecen soluciones de firma electrónica simple, avanzada y cualificada. MailComms Group es una de las más relevantes en este tipo de servicios, también por su apuesta por la transformación digital en las comunicaciones tanto legales como de marketing y transaccionales. Javier Echebarría Gangoiti es el fundador de MailComms Group.

Los beneficios de usar firmas electrónicas y digitales

Las firmas electrónicas, en cualquiera de los tres tipos que prevé el reglamento eIDAS, ofrecen una serie de beneficios. Conoce a continuación algunos de ellos:

Seguridad e integridad de los documentos: la firma electrónica garantiza la autenticidad y la integridad del documento firmado, que no puede ser alterado, y asegura la identidad del firmante. Estos documentos son mucho más seguros que en formato papel. Además, ofrecen un alto grado de trazabilidad y de recogida de evidencias.

Ahorro de costes: por la eliminación de papel y de necesidades de espacio y sistemas de almacenamiento. También por la reducción de gastos en la administración de archivos y de las horas de trabajo relacionadas con esta tarea. Además, se evitan desplazamientos.

Confidencialidad: solo podrán conocer el contenido de los documentos firmados las personas que estén autorizadas.

Validez legal: un documento firmado electrónicamente tiene validez legal, y esta se intensifica según sea simple, avanzada o cualificada.

Alta tasa de conversión: los procesos de firma electrónica bien diseñados ayudan a generar confianza en el firmante y opciones como la combinación de canales, la inmediatez o incluso la programación de recordatorios ayudan a la obtención de la rúbrica.

Inmediatez: una vez que haya firmado algo electrónicamente no es necesario esperar la entrega del correo como si estuviera utilizando un método tradicional de lápiz y papel como el fax o el correo postal (o incluso el correo electrónico).

Sencillez: Los sistemas de firma electrónica buscan construir una experiencia de usuario atractiva y simple. Por lo general, el firmante no necesitará equipos ni software especiales ni una alta capacitación para usarlas.

Mejora en la productividad: todo el proceso de obtención de firma y gestión posterior de la documentación se simplifica con la firma electrónica respecto a la manuscrita.

Experiencia de usuario: los procesos de firma electrónica mejoran la experiencia de los usuarios, tanto por el itinerario en sí mismo como por las ventajas que ofrece. Y esto se traduce también en incremento de la confianza del cliente en la empresa con la que se relaciona.

Los riesgos de usar firmas electrónicas y digitales

El uso de firmas electrónicas y digitales revierte algunos riesgos, aunque en general tienen más que ver con la confianza que el usuario pueda tener ante estas herramientas que de los procesos en sí mismos

En este sentido, cuando se eligen servicios de firma electrónica diseñados con el cliente en el centro, UX optimizada y apoyados en certificaciones y reconocimientos (como por ejemplo el de prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza), los riesgos se minimizan enormemente

Algunos de estos riesgos son:

Preocupaciones sobre la privacidad: aunque la utilización de las firmas electrónicas se ha generalizado enormemente en los últimos años y los sistemas son intrínsicamente seguros, hay un porcentaje de usuarios que desconfían y piensan que su información personal se puede ver comprometida al usar una firma electrónica.

Hackeado o posibilidad de fraude o robo de identidad: aunque se trata de un riesgo, este se reduce enormemente gracias a prácticas que se pueden poner en marcha en ambos lados del proceso. Por un lado, la responsabilidad y la prudencia del usuario con respecto a sus datos. Por otro lado, el uso de tecnologías seguras por parte de los prestadores del servicio, así como su cumplimiento normativo y la obtención de certificaciones relacionadas con la privacidad y la seguridad de la información.

Incomodidad en entornos digitales: algunos usuarios y clientes, más acostumbrados a lo físico, no confían en los canales online para firmas importantes. Este riesgo se puede combatir, por ejemplo, a través de un diseño correcto de todos los pasos del proceso y acompañamiento en tiempo real.

Cómo elegir el sistema de firma correcto

Existen muchas variables que una empresa ha de tener en cuenta cuando decide implementar un sistema de firma electrónica para relacionarse con usuarios y clientes o cambiar el que tiene.

Lo primero es definir de manera precisa sus necesidades y luego, de manera particular, la compañía tendrá que evaluar la usabilidad y la experiencia de usuario que quiere ofrecer.

A continuación, es importante elegir el tipo de firma requerido según la actividad y las funciones que se van a necesitar. Algunos sistemas, como el de MailComms Group y las herramientas en la que se ofrece de manera integrada , ofrecen un número muy completo de funciones relativas al envío, los múltiples canales y su interrelación, la recogida segura de evidencias o incluso el uso de uno u otro tipo de evidencias según la necesidad en cada caso, por poner solo algunos ejemplos.

También es esencial la claridad en cuanto a las garantías y la seguridad jurídica buscadas. Como se recoge en este artículo, las firmas electrónicas pueden ser, según eIDAS, simples, avanzadas y cualificadas. Según ese mismo orden, cada una de ellas ofrece mayor nivel probatorio que la anterior, pero esto también significa mayor complejidad de integración y, en ocasiones, de uso. Esto también tiene reflejo en el precio de cada solución.

Por último, la empresa que opte por un sistema u otro de firma electrónica también deberá valorar la dificultad de su implementación y su escalabilidad y capacidad de actualización en el futuro.

Usos comunes de las firmas electrónicas y digitales

Las firmas electrónicas se utilizan para firmar contratos, acuerdos y documentos. Los usos son infinitos, pero algunos ejemplos comunes son:

• Altas, renovaciones o cancelaciones de contratos de productos y servicios.
• Modificación de condiciones contractuales.
• Firma de contratos laborales.
• Consentimientos explícitos en procesos de contratación, como los establecidos por el RGPD.
• Domiciliación o pagos con mandatos SEPA.
• Verificación de la recepción de documentos.
• Trámites ante las administraciones públicas.
• Firma de órdenes o acuerdos de compra con proveedores.
• Aceptación de procedimientos en el ámbito sanitario.
• En algunos países incluso certifica el voto en procesos electorales. 

Mejores prácticas para el uso de firmas electrónicas y digitales

Como compañía, la mejor práctica a la hora de optar por uno u otro proceso de firma electrónica y digital es elegir un proveedor solvente, fiable, experimentado y con un servicio de soporte ágil y especializado. Además, el proveedor deberá cumplir con todos los estándares de seguridad.

Como usuario o cliente, lo más importante es extremar la precaución para no firmar o avanzar en procesos lanzados con intenciones fraudulentas. Para ello, es aconsejable seguir los consejos de seguridad electrónica que ponen a disposición de usuarios finales los organismos públicos y las propias empresas, solo acceder a páginas con certificado válido de seguridad (el navegador avisará de lo contrario) y nunca compartir claves completas, entre otras prácticas.

Además, contar con un certificado digital, actualizado, expedido por un organismo autorizado puede ser útil en ciertos procesos de firma, al mismo tiempo que aumenta la seguridad en estos casos.

Ante la duda de fraude, la mejor opción es siempre hablar con la compañía que presta el servicio real (por ejemplo, en caso de fraude bancario, con la entidad de la que la persona es cliente) y, en caso necesario, interponer la denuncia correspondiente.

El futuro de las firmas electrónicas y digitales

Las firmas electrónicas y digitales están llamadas a establecerse como la principal forma de formalizar relaciones entre personas, empresas y administraciones.

El futuro de este tipo de procesos estará marcado por la evolución tecnológica para encontrar la máxima seguridad antifraude y el valor probatorio más alto. Y todo esto combinado con una experiencia de usuario cada día más atractiva, con simplicidad para los clientes e integración omnicanal, multidispositivo y entre sistemas.

Las tendencias también indican que las empresas avanzarán en la puesta en marcha de experiencias híbridas humanas-digitales. Además, el futuro de las firmas electrónicas también estará marcado por los reglamentos globales, que habilitarán su uso en un mayor número de acuerdos y aumentarán su validez geográfica, por el refuerzo de la evaluación de identidad y por la evolución de procesos de firma basados en formularios hacia experiencias conversacionales inteligentes.

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