Funcionarios 2.0

“El vuelva usted mañana no figura en nuestra carta de servicios”. Así de categóricos se expresan los responsables del programa Canal Innovació, impulsado por la Consejería de Gobernación de la Generalitat con la finalidad de que sean los propios funcionarios quienes aporten ideas de mejora de la Administración.

Servicios ambulantes de gestión administrativa dirigidos a la tercera edad, nuevos cajeros automáticos más sencillos o la creación de la carpeta digital ciudadana son algunos de los proyectos que ya se han puesto en marcha gracias a las ideas aportadas por los propios funcionarios.

Esta iniciativa no solo estimula la creatividad y la participación de los empleados públicos en planes de innovación, sino que ayuda a desmontar los tópicos y la leyenda negra que hay en torno a estos profesionales.

Este brainstorming de ideas destinadas a ser ejecutadas tuvo una primera experiencia piloto en Girona a través del proyecto GIR Innova, que el Ejecutivo catalán quiere hacer extensivo a todos los departamentos de la Generalitat. Dolors Llorens, jefa del Área de Innovación y Análisis de la Ocupación Pública de la Consejería de Gobernación, explica a Crónica Global los orígenes de esa apuesta por la innovación hecha desde dentro.

Fomentar el talento

“En 2014, el Govern aprobó el Plan de Reforma de la Administración de la Generalitat y de su sector público, articulado en nueve ejes. El sexto, denominado Innovación y Talento, contempla su impulso a través de InnoGent, un grupo colaborativo, interdisciplinar e interdepartamental cuya misión es promover una cultura innovadora que pivote principalmente en el talento de los empleados, independientemente del lugar que ocupen”.

Una de las primeras iniciativas fue detectar las prácticas innovadoras que se venían haciendo en los diferentes departamentos, visibilizarlas y transferir el conocimiento. Esta iniciativa se articuló en torno de iNNOtECA. Una segunda iniciativa consistía en impulsar un proyecto de innovación abierta, materializado en la prueba piloto GIR Innova-Canal Innovació, pensando en la concentración de dependencias administrativas en un mismo edificio, tal como se produce en la Generalitat.

¿Resultados? “Cuando quieres cambiar las cosas, mejorarlas o hacerla diferentes, lo debes facilitar. Si quieres innovar, debes promover las condiciones organizativas y las prácticas de gestión de personas que favorezcan esta innovación”, explica Llorens.

“Y nos ha reafirmado en la filosofía de InnoGent, es decir, que el valor de las organizaciones está en las personas y que cuando éstas pueden apreciar que sus aportaciones son relevantes a la hora de encontrar soluciones, aumenta su nivel de compromiso, motivación y sentido de pertenencia a la institución”, argumenta.

Llorens destaca el papel clave de la implicación de la línea de mando como pieza fundamental en estos procesos y en la creación de una cultura verdaderamente amigable con la innovación.

Curso de formación

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Sesión de presentación del proyecto La Generalitat a Casa a un grupo de personas de la tercera edad en Sant Martí Vell

Ha pilotado este proyecto la empresa Induct, que, entre otros servicios, favorece la creación de entornos de participación y colaboración enfocados a la innovación, a través de la gamificación, la formación, los programas de intraemprendedores y talleres de creatividad y prototipado.

Ignasi Clos, director de proyectos de innovación de Induct, explica: “Acabamos de hacer un curso de formación a 25 agentes de innovación de la Generalitat que serán los difusores del modelo de innovación en sus departamentos”. Entre otros objetivos, apunta, destacan la desburocratización de la relación administrativa con el ciudadano, llegar a aquellos estratos sociales y económicos a los que los servicios de la Generalitat no están llegando, personalizar los servicios del Gobierno catalán y desarrollar las competencias internas de los profesionales de la Generalitat.

Assumpta Rodeja, jefa del Servicio de Régimen Interior del departamento de Vicepresidencia y de Economía en Girona, ha constatado un alto grado de motivación e implicación de todas las personas que participan en los proyectos. “Su desarrollo incorpora una faceta de creatividad, conocimiento, diálogo, negociación entre participantes, un trabajo de conciliación y de acuerdos, así como mucho esfuerzo de gestión para lograr los prototipos, y convertirlos en realidades”, explica.

Seis proyectos desarrollados

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Sesiones de creatividad entorno a los retos de innovación en la Generalitat Girona

¿Costó convencer a los funcionarios? Tras la labor de difusión del proyecto GIR Innova-Canal Innovació, 212 personas participaron, 47 usuarios compartieron 892 ideas, 42 más hicieron 203 comentarios de mejora de las ideas presentadas, se otorgaron 201 votos a las ideas de otros participantes y 74 miembros se mantuvieron activos en la plataforma. “Todo un éxito”, afirma Rodeja.

Seis han sido los proyectos seleccionados y que se han puesto en marcha: Pagar mejor, consistente en crear nuevos servicios de cajeros automáticos para el trámite de pagos de una forma más sencilla para el ciudadano; Carpeta digital del ciudadano, creación de una carpeta única del ciudadano, en la que toda la información esté recopilada y se evite de esta forma duplicidad de gestiones administrativas y de desplazamientos por parte de los usuarios; Formulario multimedia, que mejora el uso, alcance, y lenguaje de los formularios administrativos de la Generalitat; La Generalitat en casa, servicio ambulante de gestión administrativa, con especial atención en aquellos grupos sociales con menor movilidad, empezando por la tercera edad, en poblaciones de menos de 1.000 habitantes; Grupo de Soporte Operativo, grupo de trabajo de soporte para cubrir picos de trabajo departamentales, y Coworking, proceso de gestión en colaboración con entidades de coworking externas como Cooking Girona, para el desarrollo de proyectos transversales de la Generalitat.

En opinión de Assumpta Rodeja, el mito del vuelva usted mañana que se aplica a los funcionarios “forma parte de un aspecto más histórico o de prejuicio, que de los que realmente piensa la ciudadanía del funcionariado de Girona”. En este sentido, remite a una encuesta de satisfacción en la que los habitantes otorgaron un 8,7 sobre 10 a la Oficina de Atención Ciudadana de la Generalitat en Girona. “El vuelva usted mañana no figura ni en nuestra carta de servicios ni en nuestros indicadores”, asegura.