La trampa oculta d'Excel: l'error en fer factures en línia que pot sortir molt car a autònoms i Pimes

Durant anys, el pla ha estat el mateix en moltes pimes i despatxos d'autònoms a Espanya, plantilla d'Excel, copia, enganxa, canvia dues dades i llest. Sobre el paper sembla una forma ràpida i barata de facturar, a la pràctica, és una trampa silenciosa que es torna cada cop més cara a mesura que Hisenda estreny el control i la factura electrònica obligatòria s'acosta.

L'escenari ha canviat, el regulador exigeix traçabilitat, integritat i conservació de les factures, la Llei Crea i Creix empeny cap a la factura electrònica B2B i el sistema Verifactu obliga a qui ja fa servir programari a treballar amb programes que garanteixin que no s'esborren ni es manipulen registres.

En aquest context, fer factures en línia amb un programa dissenyat per a això deixa de ser una opció “bonica de tenir” i passa a ser una peça de defensa bàsica per a autònoms i pimes. Eines específiques permeten fer factures en línia amb numeració automàtica, càlcul correcte d'impostos, emissió de rectificatives i registre ordenat, reduint errors que poden acabar en sanció, en impagaments o en hores perdudes cada trimestre.

La pregunta no és si Excel és gratuït, sinó quant costa continuar facturant com si res hagués canviat.

Excel no va néixer per facturar: on comença el problema

Microsoft Excel és un full de càlcul potent, però no és un programa de facturació. Aquesta diferència, que sembla acadèmica, és el que marca la línia entre un ús raonable i un risc real.

El Reglament d'obligacions de facturació exigeix que cada factura inclogui una sèrie de dades mínimes, número i sèrie, data, identificació d'emissor i receptor, NIF, domicili fiscal, descripció de l'operació, base imposable, tipus i quota d'IVA, retencions, import total, entre d'altres.

Quan es treballa amb fulls solts d'Excel o Word, és molt fàcil que es produeixin errors en algun d'aquests punts:

- Cel·les que s'esborren o es trepitgen sense adonar-se'n.

- Còpies de plantilles antigues que arrosseguen dades desactualitzades.

- Numeracions que es dupliquen o es “salten” sense justificació.

- Fórmules d'IVA o IRPF mal muntades que ningú revisa a fons.

A més, un full de càlcul no garanteix ni la inalterabilitat ni la traçabilitat, es pot modificar una factura ja emesa sense deixar rastre, cosa que xoca de ple amb la lògica que inspiren Verifactu i la futura factura electrònica, on el missatge és clar, un cop emesa, la factura no es toca, si hi ha un error es rectifica amb una altra.

Per què el context ha canviat: Verifactu i factura electrònica a l'horitzó

Fa deu anys, facturar amb Excel es podia considerar una solució casolana però acceptable. Avui, amb Verifactu entrant en vigor a partir de 2026 per a empreses que utilitzen programari de facturació i la factura electrònica obligatòria pendent de concretar terminis per a pimes i autònoms, el marge d'improvisació es redueix.

Alguns fites que marquen aquest canvi d'era:

- Verifactu, sistema de l'Agència Tributària que exigeix que els programes de facturació garanteixin integritat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres, amb sancions de fins a 50.000 euros per incompliment, obligatori des de 2026 per a qui ja utilitza programari.

- Factura electrònica obligatòria en operacions B2B, impulsada per la Llei Crea i Creix, amb aplicació progressiva al llarg dels propers anys, primer grans empreses, després la resta de pimes i autònoms, un cop s'aprovi el reglament específic.

Quedar-se ancorat en plantilles manuals no només complica la gestió, també allunya el negoci d'un entorn on l'estàndard serà emetre factures en format estructurat, amb codi identificatiu, registre electrònic i connexió amb el programari de comptabilitat i tresoreria.

Els errors típics en fer factures “a mà” o amb Excel

Qui ha viscut el tancament trimestral revisant factures sap que la improvisació surt cara. Els llistats d'assessories i portals especialitzats coincideixen en una sèrie d'errors recurrents que apareixen una i altra vegada.

1. Dades obligatòries incompletes

Falta el NIF del client, no apareix l'adreça fiscal, la descripció dels serveis és difusa o no s'identifica bé l'operació. Més enllà de la imatge poc professional, són motius per haver d'emetre factures rectificatives posteriors, amb el consegüent temps perdut.

2. Numeració incorrecta o caòtica

Salts de numeració sense motiu, duplicats, sèries barrejades. En un full de càlcul, n'hi ha prou amb inserir una fila o copiar malament per trencar la correlació. Als ulls d'Hisenda, una numeració desordenada és un senyal d'alarma clar.

3. IVA i IRPF mal aplicats

Oblidar aplicar l'IVA, fer-ho sobre la base incorrecta o a un tipus erroni, no incloure la retenció quan correspon en el cas de professionals, són errors habituals quan les fórmules depenen de qui va muntar la plantilla una tarda de diumenge.

4. Dates incoherents

Factures emeses amb data del mes següent, documents amb data anterior a la prestació real del servei, o rectificatives que no es corresponen amb la cronologia original. Problemes que es tradueixen en desquadraments d'IVA i en aclariments extres amb l'assessoria.

5. Conservació desordenada

Una carpeta per any i, dins, fitxers amb noms poc descriptius, versions diferents d'una mateixa factura, PDF guardats en ubicacions diferents. Així és difícil garantir durant els anys exigits per la normativa que es conserva una còpia llegible, íntegra i fàcilment localitzable de cada factura emesa.

6. Rectificatives mal gestionades

Quan una factura està mal emesa, la solució no és “modificar-la i tornar-la a imprimir”, sinó emetre una factura rectificativa que referenciï l'original, tal com marca l'Agència Tributària. Amb plantilles artesanals, aquest procés es fa de qualsevol manera, cosa que augmenta el risc de sanció si es revisa l'operació.

7. Falta de visió global

Potser el problema més gran, qui factura amb Excel sol tenir la informació dispersa i no connecta l'emissió de factures amb el cobrament, el control de morositat o els fluxos de caixa. Al final del mes, el negoci sap el que ha facturat sobre el paper, però no el que ha cobrat de veritat.

Què significa realment “fer factures en línia” el 2025

Passar d'Excel a un programari específic no és només canviar de pantalla, és adoptar una altra manera de treballar.

D'arxiu solt a sistema

Un programa de facturació al núvol concentra la informació en un únic entorn, amb accés controlat, còpies de seguretat automàtiques i actualitzacions normatives que no depenen que l'usuari sàpiga d'impostos.

De “omplir camps” a complir la norma per disseny

Els millors sistemes obliguen a completar les dades essencials, apliquen numeració correlativa, calculen impostos segons la configuració del client i generen automàticament les factures rectificatives, reduint el marge d'error humà.

De factura solta a circuit complet

Fer factures en línia en un entorn professional implica:

- Emetre la factura.

- Enviar-la al client pel canal adequat.

- Registrar el cobrament, parcial o total.

- Gestionar recordatoris de pagament si es retarda.

- Integrar les dades amb la comptabilitat i els models fiscals.

És a dir, convertir la factura en part d'un flux, no en un arxiu perdut a l'escriptori.

D'improvisar a estar preparat per a Verifactu i l'e-factura

Encara que la factura electrònica obligatòria encara depèn de desenvolupaments reglamentaris, i Verifactu s'aplica de moment a qui ja fa servir programari, la direcció és clara, qui ja estigui treballant amb sistemes al núvol adaptables tindrà molta menys fricció quan els terminis es tornin exigibles.

Checklist per migrar d'Excel a un programa de facturació en línia

Per a molts autònoms, el bloqueig està en el “per on començo”. Un esquema possible:

1. Mapa de situació

- Quantes factures emets al mes.

- Si factures sempre el mateix o tens tarifes variables.

- Si treballes amb clients recurrents o projectes puntuals.

- Quina informació necessites creuar després, cobraments, IVA, IRPF, etc.

2. Selecció d'eina

Més enllà del preu, convé fixar-se en:

- Si permet configurar les teves sèries de facturació i tipus d'impost.

- Si genera factures electròniques o formats compatibles amb el que ve.

- Si integra, o pot integrar, amb la teva assessoria o el teu programari comptable.

- Si pots treballar des de mòbil i ordinador sense perdre informació.

3. Migració de dades

- Importar llistat de clients, amb NIF i dades fiscals.

- Crear productes o serveis habituals amb els seus preus i tipus d'IVA.

- Definir sèries de factures a partir d'on ets ara, sense trencar la correlació.

4. Període de prova

- Emetre algunes factures en paral·lel al sistema antic.

- Revisar que la numeració, impostos i dades quadren.

- Ajustar plantilles i textos perquè reflecteixin la teva imatge de marca.

5. Tancament de l'Excel

Un cop comprovat que tot funciona, convé fixar una data a partir de la qual totes les factures s'emetran des del nou programa. L'Excel passarà a ser arxiu històric, no eina viva.

Preguntes freqüents sobre fer factures en línia

És il·legal facturar amb Excel?

No hi ha una prohibició expressa d'utilitzar Excel, el que és obligatori és complir els requisits de facturació, dades mínimes, numeració, conservació, rectificació correcta, i, si escau, les obligacions futures de factura electrònica i sistemes com Verifactu. La pràctica demostra que amb fulls de càlcul és molt més fàcil incomplir aquests requisits sense adonar-se'n.

Què passa si una factura feta a Excel té una dada malament?

Si la factura no compleix els requisits legals, el que correspon és emetre una factura rectificativa que corregeixi l'error i referenciï l'original. Modificar l'arxiu sense més no és la via correcta i pot generar problemes en una revisió.

Fer factures en línia és el mateix que factura electrònica obligatòria?

No exactament. Fer factures en línia significa utilitzar eines digitals per emetre i gestionar les factures, de manera més segura i ordenada. La factura electrònica obligatòria es refereix a emetre-les en un format estructurat, amb determinats requisits tècnics i d'intercanvi entre empreses. Treballar ja amb programari al núvol facilita fer el salt quan els terminis es concretin.

Necessito un programa de facturació si només emeto poques factures al mes?

Depèn de la teva tolerància al risc. Encara que emetis poques factures, el cost d'un error pot ser elevat, en temps i en possibles sancions. Avui existeixen solucions molt assequibles, fins i tot gratuïtes en certs trams d'ús, que redueixen molt aquest risc i et deixen millor preparat per als canvis normatius.

De debò compensa el canvi si fa anys que treballo amb les meves plantilles?

L'experiència de despatxos i assessories és força homogènia, qui fa el salt a un sistema professional sol tardar poc a apreciar l'estalvi de temps, la reducció d'errors i la facilitat per tenir una visió clara del que factura i cobra. En un context de més control fiscal i digitalització accelerada, continuar confiant en fulls de càlcul és cada cop una aposta més arriscada.

Per a molts autònoms i pimes, l'“Excel de sempre” ha estat una taula de salvació, però en un entorn on l'Administració exigeix factures inalterables, traçables i cada cop més electròniques, aquesta taula té esquerdes. Apostar per fer factures en línia amb un programari dissenyat per a això no és només modernitzar-se, és blindar una de les peces més sensibles del negoci davant d'errors costosos i canvis normatius que ja són al BOE o a la cantonada.

--

Contingut patrocinat