La revolución digital es también conocida como la cuarta revolución industrial. Se caracteriza por la aparición de nuevos sistemas que permiten la automatización de varios procesos en distintas áreas. Esta revolución conlleva importantes beneficios para las empresas para poder seguir compitiendo en un mercado cada vez más cualificado.

La firma electrónica es un elemento clave dentro de esta revolución. Tal y cómo muestra su nombre, se trata de una tecnología que permite a una persona colocar electrónicamente una firma o su equivalente en un documento electrónico. Sustituye el proceso tradicional de la firma a mano manteniendo validez legal y asegurando la capacidad de autenticación y verificación. No hay que confundir el término con el de firma digital, el cual implica una validez legal completa así como “time stamping”.

En cuanto a las ventajas que ofrece la firma electrónica, las más destacadas son: optimización de la productividad, mejora de la experiencia del cliente, sostenibilidad y ahorro de costos.

Optimización

En primer lugar, mejora la productividad agilizando y simplificando procesos. Del mismo modo, también optimiza la experiencia del cliente: garantiza flexibilidad al usuario para firmar desde cualquier lugar de forma fácil.

La firma electrónica no puede ser modificada ni alterada, lo que proporciona seguridad a la hora de realizar cualquier transacción.

Ahorro y ecología

Automatizar el proceso de firma también supone una reducción de costos, no sólo en tinta y papel, sino también en desplazamientos, viajes, transporte y distribución. Además, también supone un ahorro de espacio de almacenamiento de los archivos físicos.

Finalmente, la firma electrónica promueve un entorno sin papel, por lo que ayuda en la reducción del impacto medioambiental.

Simplicidad sin costes

La variedad de herramientas y software de firma electrónica en el mercado cada vez es más grande. Una de ellas la presenta la empresa Smallpdf, se llama eSign y permite firmar PDF de forma gratuita. La herramienta permite a los usuarios firmar documentos de forma remota desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, ya sea ordenador, tablet o smartphone. Smallpdf tiene como objetivo facilitar las tareas de los usuarios al máximo, ofreciendo una interfaz limpia e intuitiva. Cualquier usuario que tenga que firmar el documento podrá hacerlo de forma gratuita y no tendrá que registrarse ni descargar ningún programa.

Una de las razones por las que aún hay personas que se niegan a usar la firma electrónica, es la preocupación por el almacenamiento. Smallpdf guarda el documento en sus servidores durante 14 días para poder compartirlo con otros firmantes. Una vez firmado, el documento queda sellado y se eliminará de sus servicios, garantizando la máxima privacidad y seguridad.

Opción profesional

Además, la herramienta eSign también permite realizar firmas digitales si se obtiene una cuenta Pro. Tal y como hemos mencionado anteriormente, con esta cuenta se puede crear una firma legalmente vinculante y rastreable. Hay que añadir que cada país tiene sus propias leyes y siempre recomendamos consultar con expertos cuando se trate de transacciones internacionales.

Por último, Smallpdf cuenta con muchas otras herramientas para gestionar documentos. Se puede convertir cualquier formato de documento a pdf antes de firmarlo, o incluso ofrecen un compresor para reducir el tamaño del documento para que sea más rápido mandarlo o subirlo.

Ahora más que nunca es el momento para que las empresas rompan todas las barreras y den el salto hacia la transformación digital, adoptando herramientas digitales como la firma electrónica para no quedarse atrás.

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