¿Qué hacer para no perder el tiempo en reuniones de trabajo improductivas?

Da igual el sector del que se trate, una de las quejas más habituales tanto de jefes como de trabajadores es que las reuniones hacen perder mucho tiempo a los asistentes. Y lo que en un principio debería servir para aclarar temas, acaba convirtiéndose en un encuentro improductivo.

Así lo reflejan estudios como el realizado por EAE Business School, que revela que España cuenta con un índice de productividad de apenas el 31’5 %. Y eso que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina, muchas de ellas destinadas a estas reuniones. Pero, ¿qué hace falta tener en cuenta para organizar reuniones que sean realmente útiles y no una pérdida de tiempo? Spaces ha dado con la tecla, ofreciendo una serie de consejos para lograrlo.

Seis claves para conseguir reuniones productivas

• Orden del día: Para conseguir reuniones útiles es recomendable haber preparado previamente un planning que resuma todos los puntos que se van a tratar. Así, si los asistentes siguen este orden del día durante el encuentro, se establecerá una pauta y será mucho más fácil para todos no desviarse de los temas que realmente son importantes.
• Lugar y formato de la reunión: Gracias a las nuevas tecnologías y a tendencias en auge como los espacios de trabajo flexible es posible concretar reuniones sin que todos los miembros estén físicamente en el mismo lugar. Por ejemplo, las videoconferencias ofrecen una experiencia sensorial muy conseguida, que facilita la comunicación verbal y gestual entre los trabajadores involucrados.
• Puntualidad: A nadie le gusta perder el tiempo ni que se lo hagan perder, por eso se antoja vital respetar los horarios fijados para las reuniones. Habitualmente, los grandes ejecutivos van encadenando una reunión detrás de otra, de ahí que sea importante cumplir con los tiempos previstos para no ir encadenando retrasos en los encuentros posteriores a todos los profesionales involucrados.

Trabajadores participando en una reunión improductiva / UNSPLASH

Trabajadores participando en una reunión improductiva / UNSPLASH

• Transparencia: Uno de los principales objetivos de las reuniones es el de poner sobre la mesa toda la información referente a determinados proyectos, de manera que no se creen cauces de comunicación alternativos que entorpezcan el desarrollo de los mismos. Es por ello que es importante que los trabajadores sean transparentes a la hora de exponer sus dudas y sugerencias para que todo el equipo involucrado en dicho proyecto tenga la misma información para desarrollar su parte siguiendo la estrategia marcada.
• Asignación de tareas: El objetivo de todas las reuniones debe ser, en última instancia, asignar los cometidos a los trabajadores implicados para asegurar de esta forma que el proyecto seguirá en marcha por siguiendo los cauces fijados. Así, es vital que durante las reuniones se marque claramente qué profesionales o equipos serán los encargados de realizar cada una de las tareas que se establezcan, para que así su seguimiento sea sencillo.
• Elaborar un informe de reunión: Igual que sucede con el orden del día, designar a una persona que se encargue de resumir todos los puntos tratados en la reunión es necesario para asegurar el éxito de dicho encuentro. Este informe de reunión debe incluir todas las conclusiones a las que se ha llegado tras tratar todos los temas de la reunión, así como el listado de tareas que se ha acordado llevar a cabo, marcando claramente quién será el responsable de cada una de ellas y las fechas límite fijadas. Este documento, además, puede servir como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión sobre el mismo proyecto.

Una nueva forma de trabajar

“Los profesionales de hoy en día han cambiado completamente su visión del trabajo y cada vez tienen menos tiempo que perder. Así como huyen de horarios fijos, quieren trabajar y poder reunirse desde cualquier lugar, porque la tecnología se lo permite”, ha apuntado Philippe Jiménez, country manager de Spaces en España. “La nueva forma de trabajar, abanderada por los espacios de trabajo flexible, es la llave para acabar con el presentismo, con el objetivo de aprovechar al 100 % el talento y el potencial de los nuevos profesionales”.