Haz una presentación invencible: uso efectivos de los números

Nunca se me olvidará la escena. Por una casualidad cómica tuve la oportunidad de asistir al comité de dirección de la multinacional en la que trabajaba. Por mi rango – casi recién salido de la universidad – yo no debía estar ahí (un día os contaré la anécdota que lo permitió). El director de la principal área de negocio de la compañía se puso de pie y encendió el proyector… apareció una tabla rebosante de números, debía haber más de 10 columnas y un número similar de filas. Yo era incapaz de digerir aquella borrachera de cifras y escuchar la voz de aquel director: estaba mareado. De repente el presidente – de mirada azul penetrante - le interrumpió y dijo algo así:

  • Fíjate que si bajas un punto porcentual la comisión a los distribuidores el margen de beneficio del producto se compensaría con una mayor demanda… etcétera.

Me quedé asombrado.

Necesité más años de experiencia para darme cuenta que acababa de vivir algo absolutamente excepcional, de hecho nunca más me ha ocurrido. ¿A qué me refiero?: pues que para cualquier audiencia es imposible asimilar tal empacho de números. Pero - sonriamos todos - cuántas veces, como oyentes, nos ha tocado ser acribillados con un alud de datos. Y – seamos sinceros - ¿cuántos de vosotros habéis sucumbido a la tentación de mostrar muchas cifras? así demostramos un gran dominio y más argumentos para convencer. Pues lo que ocurre es exactamente lo contrario y algo terrible... cansamos a nuestros oyentes.

Por tanto, la primera clave es ser muy selectivo con los números que vamos a enseñar, hay que identificar los que son esenciales para apuntalar el argumento que queremos transmitir, descremar y descremar. ¡Ojo!, no es tan sencillo como parece… requiere un trabajo de análisis riguroso. Eso sí, siempre dispondremos del recurso de los “anexos” para entrar en más detalles… pero evita utilizarlos en el cuerpo principal del power point. Si sufres porque temes no recordar cómo has realizado los cálculos que estás mostrando o quieres prevenir te hagan preguntas con detalles, hay un truco que funciona muy bien… se trata de insertar un hipervínculo en la misma página, clicando sobre él saltar directamente al anexo donde están y luego – con 1 clic - puedes seguir en el punto donde estabas, es una funcionalidad del power point muy útil.

Pero es necesario algo más y que raramente lo veo en los ponentes… cuando utilizamos cifras, porcentajes, etc… a menudo suponemos que quien nos escucha llegará a la misma conclusión que nosotros… ¡error! Segunda clave: junto a los datos, siempre mostremos el mensaje/argumento/etc. Siempre, créeme.

Presentacion iphone

Una clave más. A menudo es muy efectivo “traducir” los números en… otra cifra. Aquí verás que Steve Jobs “traduce” una cifra estratosférica de ventas a un dato de alto impacto: número de ventas… ¡cada día! Brillante.

Piénsalo en tus presentaciones, encontrarás cómo conseguirlo.

Dedicaré varios artículos más al uso efectivo de números, etc. Hoy… sólo ha sido un aperitivo.

Próximo artículo, sólo una pista: basado en la desternillante película “Con faldas y a lo loco”.

 
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